A
viabilidade operacional na escolha de um objeto a ser monitorado
compreende as condições necessárias para que seja possível
monitorá-lo. Devem existir informações com qualidade sobre a
realidade do objeto monitorado, padrões para comparação de
qualidade e servidores capacitados para operacionalizar o processo.
Não existindo deve ser avaliado a viabilidade financeira para a
implantação, no caso da produção de informações sobre a
realidade.
O
registro periódico numa base de dados é uma exigência para
qualidade e credibilidade do processo do monitoramento quando o fato
que representa o objeto monitorado é repetido num curto espaço de
tempo. O apoio técnico acontece diariamente, são milhares de
atendimentos caracterizados como apoio técnico por ano sobre os mais
diferentes temas. Quantos atendimentos ou quantos municípios
receberam apoio técnico referente ao Serviço de Proteção Social
Básica no Domicílio para Pessoas com Deficiência e Idosas? Esta
resposta só é possível com credibilidade e assertividade através
de uma consulta a uma base de dados.
Objetos
de monitoramento com temporalidade pontual e/ou únicos, de uma única
unidade não necessitam de base de dados para dar credibilidade e
qualidade ao indicador que o representa, a exemplo: “número de
estudo sobre as piores formas de trabalho infantil”. Este estudo
está previsto para acontecer 2 vezes em 10 anos no Plano Decenal do
Direitos da Criança e do Adolescente. Nestes casos não existem
dúvidas quanto à resposta ser dada ao indicador, é fácil provar
sua veracidade. No entanto estes casos guardam uma fragilidade quanto
sua fundamentação científica e os possíveis resultados para a
organização, discutidos mais adiante.
A
qualidade da produção da informação influencia na escolha dos
indicadores e seus respectivos objetos a serem monitorados. O
monitoramento tem objetivos que exigem alta qualidade e credibilidade
da sua saída: informações comparadas. São decisões com alto
impacto na organização (mudanças e disseminações) tomadas a
partir de uma rápida avaliação do desempenho do objeto monitorado
(ver capítulo objetivos). Logo a entrada do processo de
monitoramento (informações da realidade) tem que ter qualidade. Um
termômetro poderá levar a óbito algumas pessoas, caso sua aferição
de temperatura esteja menos 4 graus.
São
atributos de qualidade na produção de informações possíveis de
verificação:
-
base de dados provenientes de instrumentos que validem a entrada de
dados antes de inseri-las na base. Qual o percentual de dados com
riscos de erros no preenchimento amparados por verificação pelo
instrumento?
-
instrumentos para entrada de dados com manual de operacionalização
acessível e de qualidade. Quais os percentuais de conceitos com
possibilidade de interpretações equivocadas estão amparados pelo
manual?
-
base de dados auditada por atores externos a organização ou ao
processo de produção dos dados. Quantas vezes no ano acontecem
auditorias na base de dados?
-
base de dados com varredura regular de inconsistências. Qual o
percentual de dados com riscos de erros no preenchimento amparados
pela varredura de inconsistência? Qual o percentual de
inconsistência dos dados?
-
capacitação para os usuários do instrumento. Qual o percentual de
servidores que preenchem os dados capacitados pelo menos 1 vez sobre
o instrumento?
-
segurança no acesso aos dados (FAVARETTO, 2016): senha com níveis
de acesso para os usuários que podem inserir, alterar e excluir
dados. O instrumento é amparado por senha de acesso? Qual o
percentual de usuários com poderes para excluir, alterar e inserir
dados?;
-
alinhamento entre a periodicidade do fato que produz a informação e
o registro do dado no instrumento. Qual a diferença em dias do
acontecimento do fato gerador de informação e o registro no
instrumento?
A
qualidade da informação discutida acima se refere ao processo de
produção (qualidade por conformidade técnica – requisitos
técnicos) e não a sua aplicação ao uso (requisitos do usuário),
excessivamente debatida pelos pesquisadores e autores do assunto.
Aplicação ao uso discutida neste documento é da informação
comparada; saída do processo de monitoramento. A qualidade quanto a
aplicação ao uso referente a informação de entrada se resume na
sua existência na periodicidade exigida pelo monitoramento,
existência com representatividade do fato gerador alinhado com o
objeto monitorado: órgãos gestores municipais recebem dinheiro da
SEDS para executar o PAIF (fato gerador) igual ao objeto monitorado
contido no indicador “valor cofinanciado para execução do PAIF”;
ambos tem que ter o mesmo conceito e características (Ver o
documento “Diretrizes para Elaboração de Indicadores” da SEDS).
A
existência e qualidade dos padrões somam-se a existência e
qualidade das informações sobre a realidade discutida acima para
definir a escolha do objeto monitorado. A rápida avaliação do
desempenho do objeto monitorado depende do padrão. 38 graus é a
informação da realidade sobre a temperatura de uma pessoa. Só com
ela não é possível aferir se esta pessoa está ou não com febre.
Mais fundamental para afirmação sobre a situação (desempenho no
contexto organizacional) da saúde da referida pessoa é o padrão
médico que diz que a partir de 38 graus é febre.
Padrão
é um número (absoluto, percentual, taxa, proporção) ou atributo
qualitativo que serve como referência de comparação para medir o
desempenho do objeto monitorado. Origina-se de metas planejadas,
séries históricas, normativas, requisitos dos usuários ou
desempenho de instituições e/ou organizações similares (padrão
externo, benchmarking).
São
atributos de qualidade dos padrões:
-
Ampla aceitação e/ou legitimidade: As normativas, principalmente as
leis, representam um acordo social, aceito por todos ou pela maioria
ao elegerem seus representantes no parlamento, devem ser cumpridas. A
aceitação e legitimidade das metas planejadas dependem do como foi
o processo de planejamento: participativo, centralizado, denegado.
Por outro lado as metas são escolhas assumidas pela alta direção
da organização, nem que seja proforma. Os padrões externos desde
que amplamente conhecidos em algum segmento da sociedade e utilizados
por outras organizações são fonte de legitimidade. Outros fatores
influenciam na aceitação e legitimidade dos padrões a serem
avaliados pelos atores envolvidos nos respectivos processos de
trabalho, inclusive os elencados abaixo;
-
Fundamentação técnica: refere-se a fundamentação teórica que
estabeleceu aquele número como sendo um padrão a ser obedecido.
Quanto mais consistente for a fundamentação mais legítimo se torna
o padrão. O hipotético indicador “percentual de CRAS com salas de
atendimento com capacidade para 15 ou mais pessoas” terá como
padrão de comparação o número 100% (normativas do MDS), ou seja,
todos devem ter tal sala. O que fundamentou tal decisão posta neste
padrão? Mesmo as metas dos planos necessitam de fundamentação. Com
base no que se estabeleceu a meta de expandir em 30% o uso das vagas
no programa Aprendiz? Esta mesma necessidade de fundamentação vale
para qualquer meta relacionada a qualquer produto ou processo de
trabalho da SEDS. Os diagnósticos dos planos servem para dar
fundamentação aos padrões estabelecidos. Devem-se existir
avaliações de séries históricas e demanda versus oferta, no
mínimo;
-
Relevância enquanto padrão: os padrões são para o monitoramento o
que as metas são para o planejamento: expressam o tamanho do
desafio. Os padrões devem ser números que expressam um desempenho
exemplar no que se pretende medir ou um desempenho necessário para
que não existam riscos e/ou prejuízos a organização. Os
escritórios regionais da SEDS têm como responsabilidade apoiar
tecnicamente os órgãos gestores municipais. Eles realizam este
apoio diariamente, por telefone, por e-mail, visitas dos escritórios
aos órgãos gestores ou vice-versa. Existem dezenas de indicadores
nos planos estaduais de responsabilidade da SEDS sobre o serviço de
apoio técnico com unidade de medida número de municípios. O padrão
para comparação oriundo das metas é 399. Qual a relevância deste
número enquanto padrão medidor do desempenho do trabalho realizado
pelos técnicos dos escritórios regionais? Já padrões sobre itens
de segurança nas instalações dos equipamentos públicos são
relevantes porque existem para evitar riscos de acidentes e por
consequência prejuízos, mesmo que estes padrões sejam de fácil
alcance conforme o exemplo do apoio técnico.
Por
último, a existência de servidores capacitados para operacionalizar
o processo de monitoramento. A escolha dos objetos monitorados deve
levar em consideração o número e o perfil profissional dos
servidores. Um grande escopo do processo de monitoramento (muitos
indicadores) pode torna-lo inviável por exigir um grande número de
pessoas envolvidas na operacionalização, além de prejudicar a
aplicabilidade e os possíveis resultados para a organização: quem
muito quer monitorar não monitora nada. Os servidores envolvidos no
monitoramento estratégico que tem como escopo os produtos e serviços
da organização devem no mínimo conhece-los.
Pode-se
criar um instrumento de avaliação dos possíveis objetos a serem
monitorados a partir dos atributos de qualidade discutidos neste
capítulo. Existência e qualidade da informação sobre a realidade
de um lado, existência e qualidade dos padrões de comparação do
outro. Este instrumento avaliativo não eliminará o caráter
subjetivo e altamente dependente da capacidade dos gestores do
processo de monitoramento em realizar as escolhas.
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